Responsable de site et des services généraux – Institut Français de la mode

Institut Français de la Mode – Paris 13ᵉ

• Contrat : CDI – Statut cadre
• Localisation : 34, quai d’Austerlitz – 75013 Paris
• Rémunération : Selon profil et expérience

Présentation de l’établissement

L’Institut Français de la Mode est un établissement d’enseignement supérieur dédié aux
métiers de la mode, du luxe et de la création.
Installé sur un campus de 9 000 m², au cœur de Paris, l’IFM accueille quotidiennement
étudiants, enseignants, collaborateurs et visiteurs dans un environnement dynamique,
exigeant et créatif.

Dans le cadre de son organisation, l’IFM recrute un(e) Responsable de site et des
services généraux, chargé(e) de garantir le bon fonctionnement opérationnel du
campus et la qualité des services apportés à ses différents publics.

Missions principales

Rattaché(e) à la Direction générale, le/la Responsable de site et des services généraux
assure la gestion quotidienne des espaces, des moyens logistiques et des services de
proximité.

Véritable manager de terrain, il/elle encadre une équipe de 4 collaborateurs et il
participe directement aux opérations quotidiennes.

Son rôle est de garantir un environnement de travail et d’enseignement fonctionnel,
accueillant et adapté aux besoins des utilisateurs du campus.

1. Management et coordination de l’équipe

• Encadrer, animer et accompagner une équipe de 4 collaborateurs.
• Organiser les plannings, répartir les missions et définir les priorités quotidiennes.
• Veiller à la continuité et à la qualité du service, notamment lors des périodes de
forte activité.
• Accompagner les collaborateurs dans leurs missions et favoriser leur
polyvalence.
• Participer personnellement et activement aux opérations logistiques et aux
interventions quotidiennes.
• Développer un esprit d’équipe fondé sur la coopération, la réactivité et le sens du
service.

2. Gestion opérationnelle des espaces et de la logistique

• Superviser l’organisation, l’aménagement et la bonne tenue des salles de cours,
ateliers, espaces communs et espaces de réunion.
• Assurer la mise en place des espaces en fonction des besoins pédagogiques et
événementiels.
• Organiser et participer aux installations, déplacements de mobilier,
manutentions et réaménagements ponctuels.
• Coordonner la préparation logistique des événements organisés sur le campus.
• Gérer les fournitures, consommables, mobiliers et équipements courants
relevant des services généraux.
• Anticiper les besoins matériels et veiller à la disponibilité des ressources
nécessaires au fonctionnement quotidien du campus.

3. Qualité de service et fonctionnement quotidien du campus

• Être l’interlocuteur de proximité des équipes pédagogiques, administratives et
des autres utilisateurs du campus pour les besoins logistiques et matériels.
• Assurer une prise en charge rapide et efficace des demandes via le dispositif
existant.
• Identifier les dysfonctionnements pratiques et mettre en œuvre des solutions
adaptées.
• Veiller quotidiennement à la bonne tenue, à l’organisation et à la qualité d’accueil
des espaces.
• Anticiper les besoins liés aux activités pédagogiques et aux événements.
• Contribuer à l’amélioration continue de la qualité des services proposés sur le
campus.

4. Coordination des prestataires et suivi des moyens

• Coordonner les interventions des prestataires extérieurs relevant du périmètre
des services généraux.
• Veiller à la qualité des prestations réalisées, notamment en matière de propreté,
d’approvisionnement et de services courants.
• Assurer le suivi des commandes et des stocks.
• Contribuer à l’optimisation des dépenses et à la bonne utilisation des ressources
matérielles.
• Participer à la mise en œuvre des actions de tri, de recyclage et de gestion
responsable des consommables.

Périmètre du poste : les responsabilités liées à la sécurité, à la sûreté, à la
maintenance technique du bâtiment et aux contrôles réglementaires sont exclues de
cette fonction et relèvent des interlocuteurs dédiés. Le/la Responsable des services
généraux travaille en coordination avec ces derniers lorsque les besoins opérationnels
du campus le nécessitent.

Profil recherché

Expérience

• Expérience confirmée dans la gestion opérationnelle de services généraux, de
moyens généraux ou de services logistiques.
• Expérience significative dans le management direct d’une équipe de terrain.
• Expérience souhaitée dans un environnement accueillant du public :
établissement d’enseignement, campus, site tertiaire, établissement culturel ou
événementiel.
• La connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur constitue un
atout.

Compétences et savoir-faire

• Capacité à organiser, encadrer et mobiliser une équipe opérationnelle.
• Excellente maîtrise de la gestion des priorités et des imprévus.
• Aptitude à organiser et superviser des opérations logistiques variées.
• Capacité à intervenir personnellement sur le terrain et à apporter des solutions
concrètes.
• Sens de l’anticipation et de l’organisation.
• Aisance dans la coordination de prestataires et le suivi des moyens matériels.
• Maîtrise des outils bureautiques courants.
• Anglais opérationnel apprécié dans un environnement international.

Qualités personnelles

• Sens du service et forte orientation terrain.
• Réactivité, pragmatisme et capacité à résoudre les problèmes.
• Leadership de proximité et aptitude à fédérer une équipe.
• Disponibilité, polyvalence et adaptabilité.
• Rigueur, autonomie et sens des responsabilités.
• Excellent relationnel et esprit d’équipe.
• Capacité à garder son sang-froid et à hiérarchiser les urgences.
• Sens de l’observation et souci du détail.

L’esprit du poste

Ce poste s’adresse à un(e) professionnel(le) de terrain, qui apprécie autant
l’encadrement d’une équipe que l’implication directe dans les opérations
quotidiennes.

Au contact permanent des équipes et des utilisateurs du campus, le/la Responsable de
site et des services généraux doit faire preuve de disponibilité, de bon sens et d’une
réelle culture du service.

Il/elle contribue directement à la qualité de l’expérience vécue sur le campus par les
étudiants, les enseignants, les collaborateurs et les visiteurs de l’IFM.