Présentation du service

Au sein de la Direction des finances, des achats et des services (DFAS), le Service des patrimoines (SPAT) est chargé de définir, piloter et mettre en œuvre les politiques ministérielles relatives :

• au fonctionnement courant des services (équipements, prestations et gestion budgétaire) ;
• à la politique immobilière des ministères, à sa programmation budgétaire ainsi qu’à la conduite des opérations immobilières de l’administration centrale (implantations, travaux, maintenance et exploitation) ;
• à la politique documentaire et à l’organisation de l’archivage ministériel ;
• à l’accueil, à la sûreté, à la sécurité incendie et à la gestion des intendances des sites de l’administration centrale, tout en contribuant à la maîtrise des risques opérationnels sous l’autorité du Haut fonctionnaire de défense et de sécurité.

Le SPAT conduit l’ensemble de ses missions dans une démarche d’amélioration continue, fondée sur la qualité de service, la performance économique ainsi que les engagements sociaux et environnementaux du ministère.

Le service est composé de 8 bureaux, répartis autour de trois pôles placés sous l’autorité de trois adjoints à la cheffe de service :

• Pôle Fonctionnement courant : bureaux du budget des services, des prestations des services et des intendances ;
• Pôle Politique immobilière : bureaux de la stratégie immobilière et des travaux et de l’exploitation ;
• Pôle Gestion des connaissances et des synthèses : bureaux de la politique documentaire et des archives.

Le bureau de l’accueil et de la sécurité (BAS) est directement rattaché à la cheffe du service.

Le bureau de l’accueil et de la sécurité

Le BAS assure, sur les trois sites de l’administration centrale :

• l’accueil, l’information et l’orientation des usagers (accueil physique et téléphonique) ;
• la sûreté des sites (contrôle des accès, gardiennage, vidéoprotection, prévention des actes d’incivilité et sécurisation des activités) ;
• la prévention et la gestion du risque incendie ainsi que les missions de secours et d’assistance à personnes.

Le bureau est composé de 20 agents :

• 4 agents de catégorie A ;
• 4 agents de catégorie B ;
• 12 agents de catégorie C.

Description du poste

Positionnement

Sous l’autorité du chef du bureau de l’accueil et de la sécurité, l’adjoint participe au pilotage stratégique, opérationnel et administratif du bureau.

Il assure la continuité de fonctionnement du BAS et seconde le chef de bureau dans l’ensemble de ses responsabilités. Il dispose d’une vision transversale de l’ensemble des dossiers relatifs à la sûreté, à la sécurité incendie, aux accueils ministériels ainsi qu’aux missions de défense et de sécurité.

Véritable manager de proximité, il est force de proposition afin d’améliorer en permanence la qualité du service rendu, la sécurité des personnes et la protection des biens de l’administration centrale.

Missions principales

L’adjoint est notamment chargé de :

• piloter et contrôler la bonne exécution des marchés relatifs à l’accueil, à la sûreté et à la sécurité incendie ;
• accompagner et conseiller les chefs de section dans la conduite de leurs missions et l’atteinte des objectifs fixés ;
• assurer le suivi des indicateurs d’activité, élaborer les tableaux de bord et produire les synthèses mensuelles destinées à la direction ;
• proposer toute mesure d’amélioration permettant d’optimiser l’organisation et la qualité du service ;
• élaborer des plans, consignes et supports pédagogiques destinés aux agents du BAS ainsi qu’aux personnels de l’administration centrale ;
• conseiller les directions en matière de prévention des risques professionnels, de sûreté et de sécurité incendie ;
• préparer les cahiers des charges nécessaires aux procédures de marchés publics relevant du bureau ;
• rédiger, mettre à jour et diffuser les procédures, plans et consignes de sécurité ;
• assurer le suivi opérationnel des équipements de sécurité (SSI, contrôle d’accès, vidéoprotection, PCS, etc.) en lien avec les chefs de section ;
• participer à la préparation et à l’animation des formations et exercices de sécurité.

Missions complémentaires

L’adjoint :

• participe aux astreintes de sécurité et en assure la gestion opérationnelle ;
• exerce les fonctions d’adjoint au délégué pour la défense et la sécurité de la DFAS ;
• exerce les fonctions d’adjoint à l’officier de sécurité de la DFAS ;
• participe à l’élaboration et au suivi des plans de sécurité, du plan de continuité d’activité (PCA) et des dispositifs de gestion de crise ;
• suit les procédures d’habilitation et de protection du secret ;
• encadre l’apprenti affecté au bureau.

Relations professionnelles

En interne :

• cheffe du SPAT et ses adjoints ;
• chefs de bureau du SPAT ;
• directions et services de l’administration centrale ;
• bureaux des affaires générales et des ressources humaines ;
• Haut fonctionnaire de défense et de sécurité (HFDS) ;
• représentants du personnel.

Partenaires externes :

• préfecture de police et forces de sécurité intérieure ;
• Brigade de sapeurs-pompiers de Paris (BSPP) ;
• commissions de sécurité ;
• bureaux de contrôle ;
• syndics et gestionnaires des immeubles.

Conditions particulières d’exercice

• Poste de catégorie A.
• Diplôme de niveau Licence (Bac+3) minimum.
• Poste soumis à une procédure d’habilitation conformément aux dispositions du Code de la défense et de l’Instruction générale interministérielle n°1300.
• Participation aux astreintes de sécurité (en moyenne une semaine par mois).
• Disponibilité importante, notamment en situation de crise ou d’événement exceptionnel.
• Possibilité d’interventions en horaires décalés, de nuit ou le week-end.

Profil recherché

Compétences attendues

Savoirs

• réglementation ERP, IGH et sécurité incendie ;
• réglementation en matière de sûreté et de gestion des risques ;
• conduite de projets ;
• marchés publics ;
• gestion de crise ;
• environnement ministériel.

Savoir-faire

• manager une équipe pluridisciplinaire ;
• piloter une activité et suivre des indicateurs ;
• rédiger des procédures, notes et plans opérationnels ;
• conduire des réunions et animer des formations ;
• gérer des situations complexes ou sensibles.

Savoir-être

• Sens élevé des responsabilités.
• Leadership et capacité à fédérer.
• Réactivité et sang-froid.
• Excellentes qualités relationnelles.
• Sens du service public.
• Esprit d’analyse et de décision.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Autonomie et capacité d’initiative.
• Force de proposition.
• Exemplarité et rigueur professionnelle.