Assistant de Régulation Médicale

DENOMINATION DU POSTE

Grade : Assistant Médical Administratif (AMA) Métier : Assistant de Régulation Médicale (ARM) Affectation : Pôle Anesthésie-Réanimation, Urgences et Médecine Légale (ARCUMeL) / Département Universitaire de Médecine d’Urgence (DUMU) / Centre Régulation et Réception des Appels 21-58 (CRRA) – Service d’Accès Aux Soins (SAS)

MISSION PRINCIPALE

• Décrocher rapidement l’ensemble des appels téléphoniques parvenant au CRRA, accueillir les requérants, prendre le minimum de renseignement pour une localisation sommaire, une détermination du niveau d’urgence et de filière de régulation : Aide Médicale Urgente (AMU), Médecine Générale (MG), pédiatrie, médico-social, odontologie, psychiatrie, gérontologie, ….
• Ouvrir un Dossier de Régulation (DR) pour tout besoin de santé urgent ou de soins non programmés et qualifier les informations : Requérant, patient(s), localisation précise, motif de recours, priorité de régulation et attribution au régulateur qualifié
• Mettre en œuvre les décisions prises par les régulateurs et assurer la coordination de(s) intervention(s)
• Prendre en charge les bilans des effecteurs et les soumettre au régulateur en vue de l’orientation des patients

ACTIVITES DU POSTE

• Réceptionner les appels téléphoniques dans un contexte d’urgence ou de soins non programmés parvenant au CRRA
• Renseigner les Dossiers de Régulation (DR) et qualifier les informations : Moyens de communications, identification de l’appelant et des patients, lieu de l’évènement
• Rechercher les signes de détresse vitale et si besoin engager les moyens opérationnels dans le cadre des procédures établies
• Prioriser et attribuer le DR
• Transmettre les informations aux Médecins Régulateurs (MR)
• Mettre en œuvre les décisions prises par les régulateurs (SMUR, moyens SDIS, Transporteur Sanitaire Privé, public ou associatif, médecin généraliste, …).
• Réceptionner et transférer (ou non), selon les protocoles et le degré d’urgence, les bilans au médecin régulateur
• Participer à la recherche de place en lien avec le MR et prévenir le service receveur de l’arrivée du patient
• Assurer le suivi des dossiers en cours jusqu’à la fin de la prise en charge du patient
• S’assurer de la complétude des dossiers de régulation et les valider
• Assurer une veille des transmissions radiophoniques (Antares, aviation, ..)
• Assurer une veille des boites aux lettres mail
• Contrôler le bon fonctionnement des matériels des salles de régulation (informatique, téléphonique, radiophonique), identifier les dysfonctionnements, prendre les mesures appropriées et informer le superviseur, le responsable ARM, le cadre de santé et le responsable médical
• Repérer les évènements indésirables et les non conformités et transmettre les informations appropriées
• Assurer la mise à jour des tableaux de garde (médecins libéraux, ambulances agréées, pharmacies, …) en l’absence de superviseur et/ou du responsable ARM
• En Situation Sanitaire Exceptionnelle (SSE), l’ARM en lien avec le médecin régulateur :
• Assure l’activation de la salle de crise
• Sur demande, effectue le 1er rappel du personnel
• Participe à la gestion de crise (réception des appels dédiés, recensement des effecteurs engagés et mobilisables, transmission d’informations au MR …) et met en œuvre les décisions prises
• Accompagne si nécessaire le Directeur des Secours Médicaux (DSM)
• Aide au fonctionnement du Véhicule PC (VPC) et du Poste Médical Avancé (PMA)

LIEN HIERARCHIQUE

• L’assistant de régulation médicale est placé sous l’autorité hiérarchique du Cadre de santé du CRRA-Centre 15, assisté dans ses missions par le responsable ARM, et en leurs absences des Cadres de santé de nuit ou du Cadre supérieur de santé d’astreinte
• Il travaille sous l’autorité fonctionnelle du médecin responsable de l’UF CRRA-Centre 15 et des Médecins Régulateurs

RELATIONS DE TRAVAIL LES PLUS FREQUENTES

• Les équipes médicales et paramédicales du DUMU (notamment les infirmiers et ambulanciers du SMUR)
• Le secrétariat du SAMU-SMUR
• Le cadre supérieur de Santé du pôle ARCUMeL
• Les partenaires de l’aide médicale urgente (médecins, pompiers, ambulanciers privés, force de l’ordre, …
• Les SMUR du département
• Les professionnels libéraux, les CPTS, les Maisons Médicales de Garde (MMG), les Maison de Santé Pluri professionnels (MSP), la police et la gendarmerie
• Les autres CRRA-Centre 15
• Les personnels de la Direction des Systèmes d’Information (DSI)
• Les professionnels des unités de soins du CHU et des autres établissements de santé

EXIGENCES DU POSTE

Diplôme requis

Baccalauréat ou équivalent

Formations obligatoires ou spécifiques

• A.F.G.S.U niveau 2
• Certification (avant le 31 décembre 2023)

Expérience

• Une expérience en secrétariat médical et/ou sur une plateforme téléphonique et/ou chez un transporteur sanitaire et/ou dans un SDIS et /ou dans l’armée est souhaitée
• Une connaissance des principes de base de l’aide médicale urgente sera appréciée

Particularités du poste

• Poste en 35h
• Jour/Nuit : aptitude à travailler en alternance jour / nuit et les week-ends et jours fériés
• Horaires de travail essentiellement en 12 heures

Les horaires peuvent être modulés en fonction de l’activité, dans le cadre de la mise en adéquation des ressources à l’activité. Une astreinte de jour et/ou de nuit peut-être organisée pour répondre à une augmentation prévisible d’activité

EXPOSITION A DES RISQUES PARTICULIERS

Risque physique :

Troubles musculo-squelettique : posture prolongée liée au travail de bureautique Ambiance lumineuse : travail sur écran en continu ou discontinu, … Amplitude journalière de travail Ambiance thermique, température inadaptée (travail au froid, au chaud selon les secteurs)

Autres risques

Charge mentale : respect des délais, exigence émotionnelle liée aux métiers de relations, risque d’agression verbale liés à la gestion de situation difficile ou urgente, interruption de tâches

COMPETENCES REQUISES OU A DEVELOPPER DANS LE POSTE

Savoir-faire

L’ARM doit être capable de :

• Analyser à distance la demande et évaluer rapidement le degré d’urgence
• Conseiller et/ou guider à distance les appelants pour la réalisation des gestes d’urgence
• Maitriser l’utilisation du système d’information : Logiciel de Régulation Médicale (LRM), Système d’Information Cartographique (SIG), téléphonie avancée, outil de radio-, outil de déclenchement des équipes (Bip) ainsi que des autres logiciels ou sites web.

Connaissances

Afin de réaliser les activités de sa fonction l’ARM doit connaitre :

• L’organisation du SAMU/SMUR et de l’aide médicale urgence
• Le vocabulaire médical
• En anglais, le vocabulaire nécessaire à la description et à la localisation d’une situation d’urgence
• L’organisation générale des établissements de santé notamment du CHU Dijon Bourgogne
• Les différents plans de secours.

Ressources personnelles attendues

• Faire preuve de disponibilité et de solidarité
• Être ponctuel et faire preuve d’assiduité
• Avoir une bonne capacité d’analyse, d’écoute, de concentration et un esprit de synthèse
• Agir dans la limite de ses fonctions
• Faire preuve de rigueur et de respect (personnes, consignes, procédures)
• Contrôler ses réactions émotionnelles face à l’urgence vitale, l’agressivité, afin de pouvoir agir dans le calme
• Mettre en œuvre des relations positives avec ses collègues, sa hiérarchie et l’équipe médicale
• Être dynamique et faire preuve de réactivité
• Respecter le secret professionnel et l’obligation de discrétion
• Réajuster ses connaissances et ses compétences en se tenant informé des évolutions du métier