Assistant administratif et pédagogique H/F

Filiale de SAVPRO Groupe (350 collaborateurs), SAVPRO Formation est un organisme de formation spécialisé dans la prestation de services « Formations Santé et Sécurité au Travail». 

Depuis plus de 20 ans, nous accompagnons nos clients et leur apportons des solutions de formation adaptées pour prévenir les risques liés à leur activité professionnelle.

Nous nous différencions par notre approche pédagogique innovante : formats gamifiés, lunettes réalité augmentée, formats distanciels, …

Dans le cadre de l’accroissement de notre activité, nous recherchons un-e assistant-e administratif et pédagogique pour rejoindre notre équipe sur le secteur Ile de France.

Votre quotidien chez SAVPRO Formation :

Au sein du pôle administratif, vous avez pour missions de contribuer à l’efficacité du pôle en assurant un nombre de tâches variées, vous permettant d’être à la fois au contact du pôle commercial et pédagogique.

Tâches administratives générales : 

• Recueillir, au format dématérialisé (Logiciel DENDREO) le dossier de préfacturation (bon de commande ou prise en charge OPCO/attestation de présence/certificat individuel/avis habilitation), 
• Réaliser la facturation des prestations de formation (répartie entre les 3 assistants)
• Créer et mettre à jour des fiches clients et formateurs, 
• Envoyer aux clients, le lendemain des formations réalisées, les documents administratifs relatifs à la prestation de formation,
• Gérer les problèmes ou incohérences dans les dossiers administratifs (exemple : bon de commande manquant, pas d’attestation de présence ou attestation incomplète, annulation formation…), 
• Pour certaines formations : assurer, en distanciel, les demandes de stationnement et de balisage pour les véhicules de formations utilisés par les formateurs internes, 
• Déposer les factures sur une plateforme (CHORUS…) – télécharger la preuve de dépôt et l’archiver, 
• Réception et ouverture du courrier et traitement de ce dernier, 
• Prise en charge du standard téléphonique de l’organisme : répondre aux appels client, traiter leurs demandes ou renvoyer vers les collaborateurs concernés, 
• Recueillir et effectuer un suivi des congés posés par l’équipe. 

Tâches administratives liées au pôle commercial :

• Contribuer au recouvrement/relance des factures : effectuer des relances mails et/ou téléphoniques concernant la facturation client, 
• Répondre aux demandes clients souhaitant obtenir des documents d’années antérieures (rapport d’évacuation, états de présence, factures acquittées…)

Tâches administratives liées au pôle pédagogique :

• Contribuer à la gestion et au suivi des apprenants enregistrés sur la plateforme LMS (apprentissage à distance)
• Envoyer des livrets (memento pédagogique) en format papier, 
• Edition et vérification des avis à l’issue des formations « habilitation électrique », 
• Aider à la recherche d’intervenants-prestataires externes pour contribuer au développement des partenariats pédagogiques et contribution à la mise en place administrative des nouveaux partenariats, sous la supervision du responsable pédagogique. 

Le ou la candidat.e aura idéalement une première expérience professionnelle dans un service administratif d’une société ou d’une administration et/ou un diplôme de type Bac +2 (BTS) dans le secteur administratif. 

Des profils plus atypiques peuvent également retenir notre attention. Si le poste vous semble être celui qu’il vous faut et si votre parcours n’est pas forcément en adéquation avec les prérequis demandés mais que vous avez les qualités requises, n’hésitez pas à postuler ! 

Chez SAVPRO Formation, la volonté d’apprendre et l’investissement sont primordiaux. Nous accompagnons tous nos nouveaux embauchés pour qu’ils s’épanouissent pleinement, qu’ils trouvent du sens à leur travail et qu’ils gagnent progressivement en autonomie. Notre Leitmotiv : la satisfaction client !

Les qualités requises :

• Vous êtes organisé, autonome et rigoureux,
• Vous maîtrisez convenablement l’outil informatique (Pack Office) 
• Vous êtes à l’aise à l’écrit et à l’oral, 
• Vous ne craignez pas de prendre le téléphone pour échanger avec des clients, des formateurs externes et savez être diplomate !

• Accompagnement interne pour la prise de fonction,
• Horaires de travail flexibles (journée type : 9h-17h30) 
• Télétravail : 2 à 3 jours possibles par semaine à l’issue de la période d’intégration 
• Ambiance de travail agréable : culture du Feedback, équipe jeune et dynamique, variété des tâches, 

Source ⇲
emploi.savprogroupe.fr